你好,公司给新员工(户口本上户口在济宁),已经缴纳3个月保险,新员工想补交一年保险,社保办事处说可以补交,给了一份补交清单,按清单准备了材料,社保办事处又说外地户口只有2月份跟8月份才接受补交,请问是这样的政策吗?该走怎样的程序、准备什么样的材料补交保险?